浙江省输血协会档案管理办法

来源: 作者: 发布时间:2020-08-20

第一章  

第一条  为加强协会档案管理工作,提高档案管理水平,更好地为协会各项工作服务,现结合协会实际情况,制定本办法。

第二章 适用范围

第二条  本协会各部门和个人在各项工作中形成的已办理完毕的,有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录均按照本办法管理。

第三章 引用依据

第三条  《中华人民共和国档案法》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》《归档文件整理规则》《干部人事档案材料收集归档规定》《会计档案管理办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《血站质量管理规范》等有关规定。

第四章 档案分类

第四条  档案分为文书档案、会计档案、印章档案、实物档案。

第五章 管理部门

第五条  协会秘书处负责档案的管理工作,贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规以及社会团体档案工作的有关要求,建立健全协会档案工作规章制度,组织、指挥、协调开展协会档案工作。

第六条  协会秘书处会同软件研发部做好各类档案归档工作,并确定1名档案员,原则上不宜频繁调动,如因工作需要调整或增设档案员的,部门内应做好衔接。

第七条  协会秘书处会同软件研发部做好本部门档案的收集、整理、预立卷、移交、查(借)阅等工作,承办上级组织交办的其它工作。

第六章 文书档案

第八条  归档范围包括以下内容:

(一)反映协会主要职能活动和基本历史面貌的,对协会工作、发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)协会工作活动中形成的在维护协会集体利益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)协会需要贯彻执行上级组织和有关部门的文件材料;其他业务往来单位报送或抄送的重要文件材料;

(四)其他对协会工作具有查考价值的文件材料。

第九条  文书档案的保管期限:分为永久、长期和短期三种。

(一)永久保管:凡记述反映本协会主要职能活动和基本历史面貌的,在工作中有长远利用价值的档案,如协会换届资料、协会会员资料等;

(二)长期保管:凡在相当长期内(30年)有查考价值的档案,如协会理事会、常务理事会、年会等;

(三)短期保管:凡在较短时期内(10年)有查考价值的档案,如协会开展的品牌化活动及培训:血站系统职工献血日活动、采供血机构上岗证培训等。

第十条  文书档案的收集、整理和组卷:

(一)文书档案的纸张:一律采用A4标准尺寸纸;

(二)档案员按归档范围及时收集、积累工作中形成的文件材料,应确保文件材料的齐全和完整;

(三)应加强平时收集工作,协会组织开展大型活动、业务培训、重要会议,签订的重要合同、协议等,接受上级有关部门和领导的视察、检查等,协会员工参加外出学习、交流等活动结束后5个工作日内,应将具有长久保存价值的文件材料交协会秘书处归档;其他资料应每月交协会秘书处归档。

(四)按文书档案归档要求,对纸质文书档案以件为单位,按一事一卷的方法进行整理组卷。

第七章  会计档案

第十一条  归档范围包括以下内容:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、日记账、明细分类、分户账或登记簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料。

第十二条  会计档案的保管期限:分永久、定期两类,定期保管期限分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起:

(一)永久保存:财务报告、决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。

(二)保存30年:各种会计凭证、日记账(总账)、明细分类、分户账或登记簿、会计档案移交清册。

(三)保存10年:会计月、季度、半年度报表、银行存款余额调节表、银行对账单及其他资料。

第十三条  会计档案的收集:指定专人(出纳人员不得兼管会计档案)负责整理立卷,装订成册。

第八章 印章档案

第十四条  归档范围包括:协会使用期结束的印章应及时收集归档,一般事务性工作使用的无保存价值的印章不列入收集范围。

第十五条  保管期限:协会印章保管期限为永久和15年。协会公章、法人证、分支机构印等对外行文使用的印章保管期限为永久;如设立部门印章印章,则保管期限为15年。

第十六条  收集与整理:印章应进行清洗编号;按照一印一卡的方式制作卡片并盖制印模;记录印文内容、使用起止时间、保管期限等;逐一装盒归档。

第九章 实物档案

第十七条  归档范围包括:各种法人资格证书、执照;奖(铜)牌、奖杯;荣誉证书;各类获奖证书;各类字画;赠品等。

第十八条  实物档案的收集和接收:实物档案由指定专人统一收集,及时做好实物档案的整理归档、登记造册工作。

第十九条  实物档案的保管期限:永久存放。 

第十章 操作要求

第二十条  归档文件材料必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写,如碳素墨水,禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料书写;或使用耐久材料打印,如激光打印机、油印机等,不能使用喷墨或针式打印机打印。

第二十一条  档案整理工作应按照档案的形成规律和特点,保持文件之间的历史联系,充分利用原有的整理基础,便于档案的管理和利用。

第二十二条  归档文件,尤其是文书档案,一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件。

第二十三条  归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品,如回形针、大头针、订书钉、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等。对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行。 

第二十四条  归档文件应按顺序装入档案卷盒,填写卷内目录、档案盒盒脊。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案卷盒。档案卷盒一般要求采用无酸材料制成。

第二十五条  档案存放要求:档案存放应做好防火、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等各项防护工作,保证协会各类档案材料的安全。

第十一章 开发利用

第二十六条  档案查阅和借阅:

(一)查阅人员严禁在档案上涂画、拆封和抽换;

(二)确因工作需要,需将档案原件借出档案室的,应确保档案安全、完整,并在借阅完毕后及时归还档案室。

第二十七条  处罚:擅自涂改、毁损、遗失协会档案的,造成严重后果的,依据《血站管理办法》和相关法律法规追究相应责任。

第十二章 附则

第二十八条  本办法解释权归浙江省输血协会。

第二十九条  本办法自2020年3月19日实施。

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